Umowa zlecenia z własnym pracownikiem często wydaje się prostym sposobem na rozliczenie dodatkowych zadań. W rzeczywistości jest to rozwiązanie dopuszczalne, ale wymagające ostrożności. Największe znaczenie ma nie sama nazwa umowy, lecz to, jak praca jest faktycznie wykonywana. Jeżeli zlecenie wygląda jak dalszy ciąg etatu, może zostać potraktowane jak zatrudnienie pracownicze, a nie osobna umowa cywilnoprawna.
Czy można podpisać umowę zlecenia z własnym pracownikiem?
Tak, można podpisać umowę zlecenia z własnym pracownikiem. Prawo nie wprowadza ogólnego zakazu zawierania takiej umowy między pracodawcą a osobą, która jest już zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Trzeba jednak pamiętać, że umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, a zgodnie z Kodeksem cywilnym przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności dla dającego zlecenie.
Problem zaczyna się wtedy, gdy zlecenie ma jedynie „dokleić” dodatkowe godziny do etatu albo obejmuje te same obowiązki, wykonywane pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Kodeks pracy wskazuje, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy. Nie wolno też zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeżeli zachowane są warunki typowe dla stosunku pracy.
Kiedy umowa zlecenia z pracownikiem będzie bezpieczniejsza?
Najbezpieczniejsza sytuacja to taka, w której zlecenie dotyczy innych, dodatkowych i wyraźnie wyodrębnionych czynności niż te wynikające z umowy o pracę. Przykład: pracownik działu administracji ma etatowe obowiązki biurowe, a poza nimi jednorazowo przygotowuje dla firmy specjalistyczne tłumaczenie albo prowadzi szkolenie, które nie należy do jego zwykłych zadań.
Ważne jest też, aby sposób wykonywania zlecenia nie kopiował stosunku pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że cechami stosunku pracy są między innymi osobiste świadczenie pracy, podporządkowanie poleceniom pracodawcy, wykonywanie pracy w czasie i miejscu określonym przez pracodawcę, praca za wynagrodzeniem oraz wykonywanie jej na rzecz i ryzyko pracodawcy.
W praktyce warto więc zadbać, aby umowa zlecenia miała własny zakres czynności, własne wynagrodzenie, własny sposób potwierdzania wykonania oraz realną odrębność od etatu.
Kiedy umowa zlecenia z własnym pracownikiem może być ryzykowna?
Ryzyko rośnie, gdy zlecenie obejmuje te same czynności, które pracownik wykonuje już na etacie. Jeżeli pracownik po godzinach robi dokładnie to samo, w tym samym miejscu, pod tym samym nadzorem i według tego samego grafiku, sama nazwa „umowa zlecenia” nie rozwiązuje problemu.
PIP podkreśla, że zawarcie umowy cywilnoprawnej nie przesądza o jej charakterze, jeżeli w rzeczywistości praca ma cechy pracy wykonywanej na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że przy kontroli liczy się praktyka, a nie nagłówek dokumentu. Jeżeli zlecenie jest tylko sposobem na obejście zasad czasu pracy, nadgodzin albo ochrony pracowniczej, może zostać zakwestionowane.
Jakie składki ZUS trzeba zapłacić od zlecenia z własnym pracownikiem?
Od umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem trzeba naliczyć składki jak od pracownika. ZUS wyjaśnia, że jeśli osoba wykonuje umowę zlecenia dla firmy, której jednocześnie jest pracownikiem, jest obowiązkowo obejmowana ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi, chorobowym, wypadkowym i zdrowotnym, a dla celów ubezpieczeń traktuje się ją jak pracownika.
To bardzo ważne, bo nie działa tu typowa zasada, którą czasem kojarzy się ze zleceniami, na przykład brak składek dla studenta do 26. roku życia. Jeżeli student jest jednocześnie pracownikiem i podpisuje zlecenie z własnym pracodawcą, zlecenie jest w zakresie ubezpieczeń traktowane jak umowa o pracę. ZUS wskazuje, że w takiej sytuacji umowa zlecenia zawarta z własnym pracodawcą jest traktowana w zakresie ubezpieczeń społecznych jak umowa o pracę.
Czy zlecenie z własnym pracownikiem trzeba zgłaszać osobno do ZUS?
Co do zasady przychód ze zlecenia zawartego z własnym pracownikiem dolicza się do podstawy wymiaru składek z umowy o pracę. Wynika to z zasady, że dla celów ubezpieczeniowych taka osoba jest traktowana jak pracownik. ZUS wprost wskazuje, że przy zleceniu wykonywanym dla własnego pracodawcy obowiązkowe są ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W praktyce najważniejsze jest prawidłowe rozliczenie składek i podatku od łącznych przychodów. Warto też pilnować dokumentów, aby zakres zlecenia był jasny i możliwy do odróżnienia od obowiązków etatowych.
Czy obowiązuje minimalna stawka godzinowa przy takim zleceniu?
Tak, przy umowie zlecenia trzeba uwzględnić minimalną stawkę godzinową, jeżeli dana umowa podlega tym przepisom. Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia wynosi 31,40 zł brutto. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że od 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy umowach cywilnoprawnych, w tym zleceniu, wynosi 31,40 zł brutto.
To oznacza, że wynagrodzenie ze zlecenia nie powinno być ustalone w sposób pozorny. Jeżeli zlecenie jest odpłatne, powinno być rozliczone tak, aby dało się wykazać liczbę godzin i należną stawkę, o ile przepisy o minimalnej stawce godzinowej mają zastosowanie.
Czym zlecenie różni się od pracy na etacie?
Umowa o pracę opiera się na podporządkowaniu pracownika pracodawcy. Pracownik wykonuje pracę określonego rodzaju, na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Takie cechy wynikają z art. 22 Kodeksu pracy.
Umowa zlecenia ma inny charakter. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonych czynności, a nie do pozostawania w pracowniczym podporządkowaniu. Kodeks cywilny wskazuje też, że jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika nieodpłatność zlecenia, za jego wykonanie należy się wynagrodzenie.
Mówiąc prościej: etat to praca w strukturze pracodawcy, pod jego bieżącym kierownictwem. Zlecenie powinno być bardziej samodzielne i zadaniowe. Przy własnym pracowniku ta granica bywa cienka, dlatego trzeba ją dobrze opisać w dokumentach i faktycznie zachować w codziennej współpracy.
Jak przygotować umowę zlecenia z własnym pracownikiem?
Dobra umowa zlecenia z własnym pracownikiem powinna jasno pokazywać, że nie jest drugim etatem pod inną nazwą. Warto wpisać w niej przede wszystkim:
- dokładny zakres czynności, inny niż obowiązki z umowy o pracę,
- termin lub sposób wykonania zlecenia,
- wynagrodzenie i sposób jego obliczenia,
- zasady potwierdzania liczby godzin,
- informację, że zlecenie jest wykonywane poza obowiązkami pracowniczymi,
- sposób odbioru wykonanych czynności.
Nie wystarczy jednak dobrze napisana umowa. Jeżeli w praktyce pracownik wykonuje te same zadania co na etacie i jest tak samo podporządkowany, dokument może nie obronić się przy kontroli. PIP podkreśla, że o charakterze zatrudnienia decydują rzeczywiste warunki wykonywania pracy, a nie sama nazwa umowy.
Przykład poprawnego zastosowania
Pracownik zatrudniony jako specjalista ds. sprzedaży ma w umowie o pracę obsługę klientów i przygotowywanie ofert. Firma chce, aby w weekend poprowadził jednorazowe szkolenie produktowe dla nowych kontrahentów. Jeżeli prowadzenie szkoleń nie należy do jego obowiązków etatowych, a zlecenie ma odrębny zakres, termin i wynagrodzenie, taka umowa może być dopuszczalna.
Trzeba jednak naliczyć od niej składki jak od przychodu pracownika, ponieważ zlecenie jest zawarte z własnym pracodawcą.
Przykład ryzykowny
Pracownik magazynu kończy etat o 16:00, a od 16:00 do 20:00 na zleceniu wykonuje te same czynności: kompletowanie zamówień, przenoszenie towaru i raportowanie do tego samego przełożonego. W takiej sytuacji zlecenie może wyglądać jak próba obejścia przepisów o czasie pracy i wynagrodzeniu za pracę.
Jeżeli praca jest wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wskazanym, mamy cechy stosunku pracy opisane w Kodeksie pracy.
Podsumowanie
Umowa zlecenia z własnym pracownikiem jest możliwa, ale nie może służyć do zastąpienia etatu ani obejścia przepisów prawa pracy. Najważniejsze są trzy zasady: inne zadania niż na etacie, realnie cywilnoprawny sposób wykonywania zlecenia oraz prawidłowe rozliczenie składek ZUS.
Dla pracodawcy kluczowe jest to, aby nie patrzeć na zlecenie jak na prosty sposób „dopłacenia za dodatkowe godziny”. Jeżeli dodatkowa praca jest w praktyce dalszym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być rozliczenie jej w ramach stosunku pracy. Jeżeli jednak zlecenie jest rzeczywiście odrębne, dobrze opisane i prawidłowo oskładkowane, może być legalnym narzędziem współpracy z własnym pracownikiem.
