Pracodawca, którego pracownik podejmuje służbę wojskową, najczęściej musi zrobić trzy rzeczy: respektować szczególną ochronę zatrudnienia, udzielić urlopu bezpłatnego w sytuacjach przewidzianych przepisami i nie wypłacać wynagrodzenia za czas faktycznego pełnienia służby. Przy terytorialnej służbie wojskowej może też odzyskać część kosztów związanych z nieobecnością pracownika, ale wniosek do właściwego wojskowego centrum rekrutacji trzeba złożyć w ciągu 90 dni od dnia zwolnienia żołnierza ze służby. To ważny temat nie tylko dla działu kadr. Dla firmy oznacza to konkretne obowiązki organizacyjne, a dla pracownika realną ochronę etatu. Problem w tym, że zasady nie są identyczne dla każdej formy służby. Inaczej wygląda sytuacja przy dobrowolnej zasadniczej służbie wojskowej, a inaczej przy terytorialnej służbie wojskowej.
Od czego zależą obowiązki pracodawcy?
Najważniejsza zasada jest prosta: zakres obowiązków pracodawcy zależy od rodzaju służby, którą podejmuje pracownik. W oficjalnych materiałach rządowych najczęściej rozróżnia się dobrowolną zasadniczą służbę wojskową oraz terytorialną służbę wojskową. Przy pierwszej z nich mówimy o szkoleniu podstawowym do 28 dni i szkoleniu specjalistycznym do 11 miesięcy. Przy drugiej kluczowe są służba rotacyjna, służba dyspozycyjna, obowiązki informacyjne pracownika i możliwość uzyskania świadczenia pieniężnego przez pracodawcę.
Czy pracodawca może zwolnić pracownika, który idzie do wojska?
Co do zasady, nie tak łatwo. Jeżeli pracownik podejmuje dobrowolną zasadniczą służbę wojskową, umowa o pracę może zostać rozwiązana tylko za jego zgodą. Jeżeli wypowiedzenie zostało złożone jeszcze przed powołaniem, ale okres wypowiedzenia kończyłby się już po dniu powołania, takie wypowiedzenie staje się bezskuteczne. Ochrona trwa od poinformowania pracodawcy o terminie rozpoczęcia szkolenia podstawowego, przez czas szkolenia specjalistycznego, a następnie jeszcze przez 12 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia.
Podobna ochrona działa przy terytorialnej służbie wojskowej. Jeśli pracownik został powołany do tej służby, rozwiązanie umowy o pracę wymaga jego zgody, a wcześniejsze wypowiedzenie, którego skutek miałby nastąpić już po powołaniu, staje się bezskuteczne.
Trzeba jednak pamiętać o wyjątkach. Ochrona nie działa m.in. przy umowie na okres próbny, przy niektórych krótszych umowach terminowych, przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia z winy pracownika oraz w razie upadłości albo likwidacji pracodawcy. W przypadku dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej rządowe źródła wskazują też wyjątek dotyczący zwolnień grupowych.
Czy pracodawca musi udzielić urlopu bezpłatnego?
Tak, jeżeli przepisy przewidują taki obowiązek dla danej formy służby. Przy dobrowolnej zasadniczej służbie wojskowej pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego na czas trwania szkolenia. Ten okres wlicza się do stażu pracy, od którego zależą m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego i długość okresu wypowiedzenia.
Przy terytorialnej służbie wojskowej urlop bezpłatny ma szczególne znaczenie wtedy, gdy pracownik zostaje wezwany do służby w trybie natychmiastowego stawiennictwa. W takim przypadku pracodawca udziela urlopu bezpłatnego i nie ma obowiązku wypłacania wynagrodzenia za dni, w których pracownik pełni służbę.
Kto informuje firmę o powołaniu i terminach służby?
Przy terytorialnej służbie wojskowej podstawowy obowiązek informacyjny spoczywa na pracowniku. Powinien on niezwłocznie powiadomić pracodawcę o powołaniu do służby oraz o dniach, w których będzie pełnił służbę rotacyjnie. Musi też informować o zmianach terminów. Gdy dochodzi do wezwania w trybie natychmiastowego stawiennictwa, pracodawcę zawiadamia dowódca jednostki wojskowej.
Dla pracodawcy to bardzo praktyczna informacja. MON wskazuje, że przy służbie rotacyjnej pracownik przekazuje harmonogram szkoleń, a wykaz dni szkoleniowych jest sporządzany do 30 dni przed upływem roku kalendarzowego. Dzięki temu firma może wcześniej zaplanować zastępstwa i organizację pracy.
Czy pracodawca płaci pensję za czas służby wojskowej?
Nie, za czas faktycznego pełnienia służby pracodawca co do zasady nie wypłaca wynagrodzenia. Przy terytorialnej służbie wojskowej oficjalne materiały wprost wskazują, że za dni służby pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia od pracodawcy, a sam żołnierz może ubiegać się o świadczenie rekompensujące utracone wynagrodzenie. Wniosek w tej sprawie składa żołnierz, nie później niż w ciągu 3 miesięcy po upływie okresu, w którym służba była pełniona rotacyjnie.
Z perspektywy pracodawcy najważniejsze jest to, że nie finansuje on wynagrodzenia za dni służby. To odciąża firmę, ale nie zwalnia z obowiązków kadrowych, takich jak prawidłowe rozliczenie nieobecności czy respektowanie ochrony stosunku pracy.
Jakie świadczenia i rekompensaty przysługują pracodawcy?
Przy terytorialnej służbie wojskowej pracodawcy przysługuje świadczenie pieniężne za okres, w którym pracownik pełni służbę rotacyjnie. Aby je uzyskać, trzeba złożyć wniosek do szefa wojskowego centrum rekrutacji właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Termin wynosi 90 dni od dnia zwolnienia żołnierza ze służby. Do wniosku trzeba dołączyć dokumenty potwierdzające poniesione koszty.
MON doprecyzowuje, że rekompensata może obejmować m.in. koszty przeszkolenia osoby zastępującej pracownika, koszty badań przed objęciem stanowiska czy wydatki na odzież i obuwie robocze, jeśli są wymagane przepisami. To ważne, bo w praktyce właśnie te koszty najczęściej pojawiają się przy organizowaniu zastępstwa.
Czy pracodawca nadal wypłaca odprawę przy powołaniu do WOT?
Nie, już nie. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje wprost, że od 12 listopada 2024 r. pracodawca nie ma obowiązku wypłaty odprawy pracownikowi powołanemu do terytorialnej służby wojskowej. W zamian żołnierz OT otrzymuje świadczenie początkowe w wysokości 50% przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale roku poprzedniego. Świadczenie przyznaje dowódca jednostki wojskowej i wypłaca je jednostka wojskowa. Można je dostać tylko raz w trakcie pełnienia terytorialnej służby wojskowej.
To jedna z najważniejszych zmian dla pracodawców, bo wcześniej mechanizm był mniej wygodny: firma najpierw wypłacała odprawę, a dopiero potem ubiegała się o rekompensatę. Dziś ciężar tego świadczenia został przeniesiony z pracodawcy na wojsko.
Jakie dodatkowe korzyści ma pracodawca zatrudniający żołnierza WOT lub aktywnej rezerwy?
Od 12 listopada 2024 r. obowiązują także rozwiązania wspierające przedsiębiorców zatrudniających żołnierzy Wojsk Obrony Terytorialnej i Aktywnej Rezerwy. Rządowe źródła wskazują m.in. ulgę podatkową, która po roku nieprzerwanej służby żołnierza może wynieść 12 tys. zł odliczenia od podstawy opodatkowania, a przy odpowiednio dłuższym okresie służby rośnie maksymalnie do 24 tys. zł. Dodatkowo zatrudnianie żołnierzy WOT i AR może być kryterium jakościowym w niektórych zamówieniach publicznych.
To nie jest obowiązek kadrowy w ścisłym sensie, ale z punktu widzenia firmy ma znaczenie strategiczne. Dla części pracodawców może to być realna korzyść podatkowa lub przewaga przy ubieganiu się o kontrakty publiczne.
Co powinien zrobić pracodawca w praktyce?
Najbezpieczniej przyjąć prosty schemat działania. Po pierwsze, ustalić, jaki rodzaj służby podejmuje pracownik. Po drugie, odebrać od niego informację o terminach i dokumentach dotyczących powołania. Po trzecie, prawidłowo rozliczyć nieobecność, w tym udzielić urlopu bezpłatnego, jeśli wynika to z przepisów. Po czwarte, sprawdzić, czy firmie przysługuje świadczenie pieniężne i pilnować 90-dniowego terminu na wniosek do WCR.
W praktyce największym błędem pracodawcy nie jest zwykle sama odmowa, tylko zignorowanie ochrony stosunku pracy albo przegapienie terminu na rekompensatę. Dlatego przy każdym przypadku warto od razu ustalić tryb służby i kalendarz nieobecności pracownika.
Podsumowanie
Jeżeli pracownik podejmuje służbę wojskową, pracodawca nie zostaje z problemem sam, ale też nie może działać dowolnie. Musi respektować ochronę zatrudnienia, udzielić urlopu bezpłatnego tam, gdzie wymagają tego przepisy, i prawidłowo rozliczyć czas służby bez wypłacania wynagrodzenia za dni jej pełnienia. Jednocześnie może korzystać z rekompensat, a przy zatrudnianiu żołnierzy WOT i aktywnej rezerwy także z nowych preferencji podatkowych i gospodarczych.
