Jak zatrudnić obywatela Ukrainy?

Zatrudnienie obywatela Ukrainy nadal należy do najprostszych procedur na polskim rynku pracy: żadnego zezwolenia, żadnego testu rynku pracy, żadnego czekania na decyzję urzędu. Cały ciężar sprowadza się do jednego darmowego zgłoszenia online. Problem w tym, że 5 marca 2026 r. weszła w życie ustawa wygaszająca dotychczasową specustawę i zmieniła kilka rzeczy, których poradniki krążące w sieci wciąż nie uwzględniają: podają termin 14 dni zamiast 7, datę graniczną 4 marca 2026 r. zamiast 2027, albo pomijają obowiązek, którego niedopełnienie do końca sierpnia 2026 r. pozbawi część pracowników prawa pobytu z dnia na dzień. Pracodawca, który oprze proces na nieaktualnych informacjach, dowie się o tym najpewniej podczas kontroli PIP, przy stawkach zaczynających się od 3000 zł za osobę.

Kto może pracować w Polsce na uproszczonych zasadach?

Zacznijmy od rozdzielenia dwóch grup, bo od 5 marca 2026 r. przebiega między nimi wyraźna granica, a większość opracowań traktuje je łącznie.

Pierwsza grupa to beneficjenci ochrony czasowej, czyli osoby z numerem PESEL ze statusem UKR. Ich pobyt jest legalny, a podstawą jest dziś nie specustawa, lecz ustawa o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP, do której ochronę czasową przeniesiono. Termin graniczny to 4 marca 2027 r. i wynika on z decyzji wykonawczej Rady UE, a nie z polskiej ustawy. To istotna zmiana konstrukcyjna: ochrona w Polsce obowiązuje tak długo, jak długo trwa unijny reżim ochrony czasowej, więc kolejne przedłużenia będą zapadać w Brukseli.

Druga grupa to obywatele Ukrainy przebywający w Polsce legalnie, ale bez statusu UKR: na wizie krajowej, karcie pobytu, w ruchu bezwizowym, na zezwoleniu na pobyt czasowy. Ustawa wygaszająca dała im trzyletnie okno przejściowe. Mogą podejmować i kontynuować pracę na podstawie powiadomienia do 4 marca 2029 r.

Różnica ma praktyczne konsekwencje, bo dla osoby z PESEL UKR powiadomienie jest jedyną drogą legalizacji pracy. Pobyt na podstawie ochrony czasowej nie daje uprawnienia do pracy na oświadczeniu ani na zezwoleniu na pracę, w tym sezonowym. Pracodawca, który przez przyzwyczajenie złoży oświadczenie zamiast powiadomienia, nie zalegalizuje niczego.

Uproszczenie obejmuje też małżonka obywatela Ukrainy nieposiadającego ukraińskiego obywatelstwa, o ile przybył do Polski z terytorium Ukrainy od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi.

Jak złożyć powiadomienie krok po kroku?

Procedura jest krótka i w całości elektroniczna. Papierowa forma nie istnieje.

Krok 1. Sprawdź podstawę pobytu. Przy statusie UKR wystarczy okazanie numeru PESEL z adnotacją UKR, dokument potwierdza korzystanie z ochrony czasowej. Przy innych tytułach pobytowych sprawdzasz wizę, kartę pobytu albo stempel w paszporcie. Warto zrobić i zachować kopię, bo ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom nakłada obowiązek pozyskania i przechowywania danych.

Krok 2. Zawrzyj umowę na piśmie, przed dopuszczeniem do pracy. To nie jest formalność do nadrobienia później. Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Umowa może być o pracę, zlecenia albo o dzieło, ale musi odpowiadać warunkom, które wpiszesz do powiadomienia.

Krok 3. Przedstaw treść umowy w języku zrozumiałym. Jeśli umowa jest po polsku, a pracownik nie posługuje się polskim, przed podpisaniem trzeba przedstawić mu jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowywać ten dokument. Odwrotnie też: umowa sporządzona w języku obcym wymaga przechowywania tłumaczenia na polski dokonanego przez tłumacza przysięgłego z listy Ministra Sprawiedliwości.

Krok 4. Złóż powiadomienie przez praca.gov.pl. Wchodzisz w „Usługi elektroniczne”, dalej „Rynek pracy”, odnajdujesz formularz oznaczony kodem PSZ-PPWPU. Podpisujesz profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Powiadomienie trafia do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby pracodawcy, a przy osobach fizycznych dla miejsca zamieszkania.

Krok 5. Zgłoś pracownika do ZUS. Obowiązek jest niezależny od powiadomienia i ma własny, siedmiodniowy termin liczony od dnia podjęcia pracy. Dwa różne zgłoszenia, dwa różne organy, ta sama długość terminu, co bywa mylące.

Powiadomienie jest bezpłatne, nie wymaga testu rynku pracy i nie czeka się na decyzję. Nie podlega też weryfikacji merytorycznej, co jest wygodne, ale ma ciemną stronę: urząd nie wyłapie za Ciebie błędu, więc pomyłka wyjdzie dopiero przy kontroli.

Ile masz czasu na powiadomienie i co grozi za spóźnienie?

Siedem dni od dnia podjęcia pracy przez cudzoziemca. Nie czternaście, choć taką liczbę wciąż podają liczne opracowania i część stron urzędowych, które nie zostały zaktualizowane po zmianie z 2024 r.

Termin liczy się kalendarzowo, razem z weekendami i świętami, a jego bieg rozpoczyna pierwszy dzień faktycznego wykonywania pracy, nie data podpisania umowy. To rozróżnienie ma znaczenie, gdy umowę podpisujecie z wyprzedzeniem.

Ustawa przewiduje jeden wyjątek. Termin można przekroczyć, jeżeli portal praca.gov.pl uniemożliwia jego dotrzymanie z powodu nieprawidłowego działania. Wtedy powiadomienie składa się najpóźniej pierwszego dnia roboczego po dniu usunięcia awarii. Warto wtedy zachować dowód: zrzut ekranu z komunikatem błędu i godziną.

Sankcje po zmianach z czerwca 2025 r. są ostrzejsze niż pamięta większość pracodawców, ale warto je rozróżnić, bo w sieci krąży uproszczenie, że każde spóźnienie z powiadomieniem to od razu nielegalne zatrudnienie.

Samo niedopełnienie obowiązku powiadomienia PUP stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 3000 zł. Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że po zmianach powiadomienie ma charakter informacyjny, a jego brak sam w sobie nie przesądza o nielegalności pracy osoby, która korzysta z ochrony czasowej i ma swobodny dostęp do rynku pracy. Ta sama stawka, od 1000 zł do 3000 zł, grozi za brak umowy pisemnej oraz za brak jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca.

Znacznie poważniejsza jest kategoria nielegalnego powierzenia pracy: grzywna od 3000 zł do 50 000 zł, przy czym karę wymierza się w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca. Przy dziesięciu osobach minimalna kara to już 30 000 zł. Tu wpada praca osoby bez legalnego pobytu albo na podstawie, która nie uprawnia do pracy, a także zatrudnienie bez wymaganej umowy pisemnej. Inspektor pracy może nałożyć mandat do 10 000 zł bez kierowania sprawy do sądu.

Nie warto jednak traktować niższej stawki jako zachęty do luzu, bo dochodzi konsekwencja, o której mało kto myśli, a która potrafi zablokować firmie rekrutację na dwa lata. Ukaranie za wykroczenia z art. 84 stanowi podstawę odmowy wydania zezwolenia na pracę oraz wpisu oświadczenia do ewidencji. Grzywna jest jednorazowa, wykluczenie z procedur już nie. Firma, która dziś oszczędza kilka minut na zgłoszeniu, za rok może nie zatrudnić nikogo spoza uproszczonej ścieżki.

Osobna praktyczna uwaga od urzędów pracy: spóźnione powiadomienie nie przywraca stanu zgodnego z prawem, bo systemu nie da się cofnąć. Rozwiązaniem stosowanym w praktyce jest rozwiązanie dotychczasowej umowy i zawarcie nowej, od której biegnie nowy siedmiodniowy termin.

Kiedy trzeba złożyć powiadomienie ponownie?

Tu przepada więcej firm niż na samym terminie, bo pierwsze powiadomienie zwykle idzie sprawnie, a o aktualizacji nikt nie pamięta. Ustawa wymienia cztery sytuacje wymagające ponownego powiadomienia:

• zmiana rodzaju umowy między pracodawcą a obywatelem Ukrainy,
• zmiana stanowiska albo rodzaju wykonywanej pracy,
• zmniejszenie wymiaru czasu pracy albo liczby godzin określonej w powiadomieniu,
• obniżenie miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia z powiadomienia.

Logika jest asymetryczna i warto ją zauważyć, bo oszczędza niepotrzebnych zgłoszeń. Podwyżka nie wymaga nowego powiadomienia, obniżka tak. Zwiększenie etatu nie, zmniejszenie tak. Prawo pilnuje tego, żeby warunki nie pogorszyły się poniżej zgłoszonych, a nie tego, żeby zgadzały się co do złotówki.

W praktyce sprowadza się to do prostej tabeli, którą warto mieć pod ręką przy każdej zmianie kadrowej:

Najczęstsza wpadka dotyczy stanowiska i bywa zupełnie niewinna. Magazynier, który po szkoleniu zaczyna jeździć wózkiem widłowym jako operator wózka, wykonuje inną pracę niż zgłoszona. Kierowca zgłoszony do transportu krajowego, kierowany do przewozów międzynarodowych, też. Awans na kierownika zmiany również. W żadnym z tych przypadków nikt nie działa w złej wierze, a mimo to praca staje się nielegalna.

Odwrotnie działa to przy kolejnych umowach. Jeżeli z pracownikiem zawierasz następną umowę na takich samych warunkach, bezpośrednio po poprzedniej, to kontynuacja pracy, a nie jej podjęcie, więc nowe powiadomienie nie jest potrzebne. Ale zasada działa wyłącznie przy umowach zawieranych jedna po drugiej. Nawet jeden dzień przerwy między nimi oznacza konieczność złożenia nowego powiadomienia do każdej z tych umów. Przy pracy sezonowej albo kontraktach rozliczanych miesięcznie ta pułapka wraca regularnie.

Systemowa uwaga na koniec tej sekcji: praca.gov.pl nie umożliwia korekty ani anulowania wysłanego powiadomienia. Pomyłka w stanowisku, kodzie zawodu, stawce czy wymiarze etatu oznacza rozbieżność między zgłoszeniem a stanem faktycznym, a takiej rozbieżności nie da się posprzątać jednym kliknięciem.

Jakie warunki zatrudnienia musisz zapewnić?

Legalnie zatrudnionemu cudzoziemcowi przysługują te same prawa pracownicze co obywatelowi polskiemu. Kodeks pracy stosuje się bez modyfikacji, więc urlop, chorobowe, BHP i ochrona przed dyskryminacją działają identycznie.

Wynagrodzenie musi spełniać dwa warunki jednocześnie i drugi bywa pomijany. Po pierwsze, nie może być niższe od ustawowego minimum, które od 1 stycznia 2026 r. wynosi 4806 zł brutto miesięcznie oraz 31,40 zł brutto za godzinę przy umowach cywilnoprawnych. Po drugie, nie może być niższe niż wynagrodzenie pracownika wykonującego podobne obowiązki na analogicznym stanowisku. Ten drugi warunek oznacza, że zatrudnienie obywatela Ukrainy taniej niż Polaka na tym samym stanowisku jest naruszeniem niezależnie od tego, czy stawka mieści się w minimum.

Wymiar czasu pracy ani liczba godzin nie mogą być mniejsze niż wskazane w powiadomieniu. Umowa musi uwzględniać warunki zawarte w zgłoszeniu, więc dokumenty muszą się spinać: to, co wysłałeś do urzędu, i to, co podpisałeś z pracownikiem.

Jest jeszcze obowiązek, o którym firmy rzadko wiedzą, a który wynika wprost z ustawy: pracodawca informuje cudzoziemca w formie pisemnej, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych.

I rzecz, która zaskakuje pracodawców inwestujących w pracownika: pracownik z Ukrainy zatrudniony na podstawie powiadomienia może swobodnie zmienić pracodawcę. Powiadomienie nie wiąże go z firmą, nie ma tu żadnego okresu związania jak przy zezwoleniach powiązanych z konkretnym podmiotem.

Terminy graniczne, które mogą Cię zaskoczyć w 2026 roku

Ta sekcja jest najważniejsza, bo dotyczy sytuacji, w których legalny dziś pracownik przestaje być legalny bez żadnego działania ze strony pracodawcy.

31 sierpnia 2026 r. to termin dla osób, które otrzymały PESEL UKR bez okazania dokumentu podróży, potwierdzając dane oświadczeniem. Muszą potwierdzić tożsamość w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży. Brak aktualizacji oznacza utratę ochrony czasowej od 1 września 2026 r., a w konsekwencji utratę prawa pobytu. Status zostaje zmieniony i pracownik potrzebuje nowej podstawy pobytowej. Dla pracodawcy oznacza to, że 1 września 2026 r. część załogi może z dnia na dzień stracić prawo do legalnej pracy, a on sam znajdzie się w stanie nielegalnego powierzenia pracy, nie robiąc absolutnie nic.

Wyjazd na ponad 30 dni. Ochrona czasowa wygasa przy opuszczeniu terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni. Rodzaj wyjazdu nie ma znaczenia, więc wygaśnie także wtedy, gdy pracownik zostanie oddelegowany za granicę przez polskiego pracodawcę. To pułapka szyta na firmy z kontraktami zagranicznymi: delegowanie pracownika z PESEL UKR na dwumiesięczny projekt do Niemiec pozbawia go statusu.

30 dni od wjazdu. Osoby przybywające do Polski po 5 marca 2026 r. muszą złożyć wniosek o PESEL ze statusem UKR w ciągu 30 dni od przekroczenia granicy. Przekroczenie terminu uniemożliwia otrzymanie statusu. Ochrona nie jest już przyznawana automatycznie, jak w pierwszych miesiącach po 2022 r.

Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. pozostają ważne. Nie trzeba ich składać ponownie, zatrudnienie kontynuuje się na dotychczasowych zasadach.

Case study: kontrola w firmie logistycznej

Firma logistyczna spod Poznania, dwudziestu trzech pracowników z Ukrainy, wszyscy z PESEL UKR, wszyscy zgłoszeni w terminie. Dokumentacja wzorowa: umowy pisemne, tłumaczenia na ukraiński, powiadomienia wysłane w ciągu siedmiu dni, ZUS bez opóźnień. Kadrowa uznała temat za zamknięty w marcu 2026 r.

We wrześniu przychodzi kontrola PIP. Osiemnaście osób bez zarzutu. Przy pięciu inspektor stwierdza nielegalne powierzenie pracy. Powód: te pięć osób dostało PESEL UKR w 2022 r. na podstawie oświadczenia, bez paszportu, bo uciekały bez dokumentów. Nie potwierdziły tożsamości do 31 sierpnia 2026 r., więc od 1 września straciły ochronę czasową. Pracują dalej, bo nikt im nie powiedział, że coś się zmieniło, a firma nie miała jak tego zauważyć, skoro numer PESEL wygląda tak samo.

Tu nie chodzi o formalność w rodzaju spóźnionego zgłoszenia. Podstawa pobytu tych osób przestała istnieć, więc praca stała się nielegalnym powierzeniem w ścisłym rozumieniu ustawy, z najwyższą stawką sankcji. Rachunek: minimum 3000 zł za każdego, czyli co najmniej 15 000 zł, plus wpis, który przez dwa lata będzie podstawą odmowy zezwoleń na pracę i wpisu oświadczeń do ewidencji. Firma planowała rekrutację czterdziestu osób na sezon, część spoza grupy objętej uproszczeniami. Ta ścieżka właśnie się zamknęła.

Co by wystarczyło? Jedna rzecz: rejestr, w którym przy każdym pracowniku z PESEL UKR odnotowano by, czy status nadano na podstawie paszportu, czy oświadczenia, plus przypomnienie w kalendarzu na czerwiec 2026 r. Dwie godziny pracy kadrowej. Sześć miesięcy wcześniej.

Wniosek szerszy niż ta jedna data. W zatrudnianiu cudzoziemców legalność nie jest stanem, który raz się osiąga i który trwa. To stan, który wygasa sam, po cichu, na skutek zdarzeń po stronie pracownika albo zmiany przepisów. Pracodawca, który sprawdza dokumenty wyłącznie przy przyjęciu do pracy, sprawdza je za rzadko.

O czym pamiętać na co dzień?

Ścieżka jest prosta, więc energię warto przenieść na to, co ją unieważnia po miesiącach.

Przy przyjęciu: podstawa pobytu i jej kopia, umowa pisemna przed dopuszczeniem do pracy, tłumaczenie w zrozumiałym języku, powiadomienie w siedem dni, ZUS w siedem dni. Data podjęcia pracy, nie data podpisu.

W trakcie zatrudnienia: każda zmiana stanowiska, rodzaju umowy, obniżka stawki albo zmniejszenie wymiaru to nowe powiadomienie. Jeśli awansujesz albo przesuwasz kogoś do innych zadań, zgłoszenie idzie razem z decyzją, a nie „przy okazji”.

W kalendarzu: sierpień 2026 r. dla osób z PESEL UKR nadanym bez paszportu, marzec 2027 r. jako horyzont ochrony czasowej, marzec 2029 r. dla powiadomień osób bez statusu UKR. Przy pracownikach wyjeżdżających na dłużej niż miesiąc: sprawdzenie, czy nie tracą ochrony.

Warto też rozważyć wcześniejsze przejście części załogi na zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Posiadacz PESEL UKR nadal może ubiegać się o pobyt czasowy w celu wykonywania pracy, a taka podstawa nie zależy od decyzji Rady UE ani od tego, czy pracownik pojedzie na dłużej do rodziny.

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej dostosowanej do sytuacji konkretnej firmy. Przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców zmieniały się w ostatnim czasie kilkukrotnie, a kolejne przedłużenia ochrony czasowej zależą od decyzji Rady UE, dlatego przed rekrutacją warto zweryfikować stan bieżący na praca.gov.pl, biznes.gov.pl lub u wojewody. Stan na lipiec 2026 r.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej wracają przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy.

Czy obywatel Ukrainy może pracować bez numeru PESEL?

Tak, o ile przebywa w Polsce legalnie. PESEL nie jest warunkiem zatrudnienia, ale ułatwia formalności. W formularzu powiadomienia przy braku numeru PESEL podaje się dane z dokumentu podróży.

Czy powiadomienie do urzędu pracy jest płatne?

Nie. Powiadomienie jest bezpłatne, składa się je wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl i nie wymaga oczekiwania na decyzję urzędu ani przeprowadzenia testu rynku pracy.

Czy obywatel Ukrainy może prowadzić w Polsce działalność gospodarczą?

Po 5 marca 2026 r. nową jednoosobową działalność mogą założyć wyłącznie osoby objęte ochroną czasową, czyli z PESEL UKR, albo mające inny uprawniający tytuł pobytowy, jak zezwolenie na pobyt stały czy rezydenta długoterminowego UE. Działalność założona przed tą datą może być kontynuowana.

Czy pracownik z Ukrainy musi mieć badania lekarskie i szkolenie BHP?

Tak, na tych samych zasadach co pracownik polski. Szkolenie BHP powinno być przeprowadzone w języku zrozumiałym dla pracownika, bo inaczej trudno uznać, że spełniło swoją funkcję.

Co zrobić, jeśli pracownik zmienia pracodawcę?

Nowy pracodawca składa własne powiadomienie w ciągu 7 dni od podjęcia u niego pracy. Poprzednie powiadomienie nie przechodzi na inny podmiot, a pracownik nie potrzebuje niczyjej zgody na zmianę pracy.

Czy zatrudnienie obywatela Ukrainy wymaga zgody wojewody?

Nie, przy zatrudnieniu na podstawie powiadomienia procedura toczy się wyłącznie w powiatowym urzędzie pracy. Wojewoda pojawia się dopiero przy zezwoleniach na pracę, czyli przy osobach spoza uproszczonej ścieżki.

Czy można zatrudnić obywatela Ukrainy na umowę o dzieło?

Formalnie tak, jeśli charakter zadania odpowiada umowie o dzieło. W praktyce rodzaj umowy trzeba wskazać w powiadomieniu, a jego późniejsza zmiana wymaga nowego zgłoszenia. Umowa o dzieło nie podlega też oskładkowaniu, co przy typowej pracy zależnej naraża na zarzut zawarcia niewłaściwej umowy.