Standardowe zezwolenie na pracę w Polsce kosztuje obecnie 200 zł, gdy zatrudnienie ma trwać do 3 miesięcy, oraz 400 zł, gdy ma trwać dłużej niż 3 miesiące. Wniosek o takie zezwolenie składa co do zasady pracodawca, wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl, a sama procedura zwykle trwa około 30 dni, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do 60 dni. Jeśli mówimy o klasycznym zezwoleniu na pracę, sprawę załatwia pracodawca. Jeśli jednak cudzoziemiec chce jednocześnie zalegalizować pobyt i pracę na dłużej, składa osobiście wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę do wojewody właściwego dla miejsca pobytu.
Czym jest zezwolenie na pracę?
Zezwolenie na pracę to decyzja administracyjna wydawana dla cudzoziemca przez wojewodę, ale na wniosek pracodawcy. Dotyczy ono sytuacji, w której cudzoziemiec ma wykonywać pracę legalnie w Polsce, a sama decyzja nie zastępuje jeszcze prawa pobytu. To ważne, bo oprócz zezwolenia na pracę cudzoziemiec musi mieć także odpowiedni tytuł pobytowy, który pozwala pracować w Polsce.
Kto składa wniosek o zezwolenie na pracę?
W przypadku zwykłego zezwolenia na pracę wniosek składa wyłącznie podmiot powierzający pracę, czyli pracodawca. Od 1 czerwca 2025 r. takie wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl, a dokumenty papierowe, przesłane pocztą albo inną drogą, pozostawia się bez rozpoznania.
To jeden z częstszych błędów w praktyce. Wiele osób zakłada, że skoro zezwolenie dotyczy cudzoziemca, to on sam powinien składać wniosek. Przy klasycznym zezwoleniu na pracę jest odwrotnie: formalnie stroną postępowania jest pracodawca.
Jakie są rodzaje zezwoleń na pracę?
Najczęściej spotykane są zezwolenia typu A, B, C, D, E oraz S. Typ A dotyczy pracy na podstawie umowy z polskim podmiotem mającym siedzibę, miejsce zamieszkania albo zorganizowaną działalność na terytorium Polski. Typ B odnosi się do pełnienia określonej funkcji, a typy C, D i E dotyczą różnych wariantów delegowania pracownika przez pracodawcę zagranicznego. Typ S to zezwolenie na pracę sezonową.
Dla większości firm zatrudniających cudzoziemca do pracy w Polsce najważniejszy będzie typ A. To właśnie ten tryb stosuje się najczęściej przy standardowym zatrudnieniu przez polskiego pracodawcę.
Jak uzyskać zezwolenie na pracę krok po kroku?
Najpierw pracodawca ustala, czy w konkretnej sytuacji rzeczywiście potrzebne jest zezwolenie, czy może cudzoziemiec ma swobodny dostęp do rynku pracy albo kwalifikuje się do procedury oświadczeniowej. Dopiero potem wybiera właściwy typ zezwolenia i składa wniosek do wojewody przez praca.gov.pl.
Następnie trzeba poprawnie wypełnić formularz, dołączyć wymagane załączniki, podpisać wniosek profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym i opłacić sprawę. Po złożeniu kompletnego wniosku korespondencja oraz decyzja trafiają na konto w systemie teleinformatycznym, a nie w wersji papierowej.
W skrócie wygląda to tak:
- sprawdzenie, czy potrzebne jest zezwolenie,
- wybór właściwego typu,
- przygotowanie dokumentów,
- złożenie wniosku online,
- wniesienie opłaty,
- oczekiwanie na decyzję wojewody.
Jakie dokumenty są potrzebne?
Przy standardowym zezwoleniu na pracę urząd wymaga przede wszystkim wypełnionego wniosku, kopii ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, potwierdzenia opłaty i, w określonych przypadkach, dodatkowych dokumentów potwierdzających kwalifikacje albo status pracodawcy. Gdy wniosek składa pełnomocnik, trzeba dołączyć także oświadczenie dotyczące niekaralności pracodawcy.
Trzeba też pamiętać o jednym praktycznym szczególe: dokumenty sporządzone w języku obcym, poza dokumentami podróży, składa się wraz z tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego.
Ile kosztuje zezwolenie na pracę?
Aktualne opłaty za standardowe zezwolenie na pracę wynoszą:
- 200 zł, jeśli praca ma być wykonywana przez okres krótszy niż 3 miesiące,
- 400 zł, jeśli praca ma być wykonywana przez okres dłuższy niż 3 miesiące.
Przy pracy sezonowej opłata wynosi 100 zł za wniosek. W praktyce oznacza to, że przed wysłaniem formularza przez praca.gov.pl trzeba mieć już dowód wpłaty.
Warto też wiedzieć, że opłata za standardowy wniosek o zezwolenie na pracę co do zasady nie podlega zwrotowi, nawet jeśli urząd wyda decyzję odmowną albo pozostawi wniosek bez rozpoznania, z ustawowym wyjątkiem wskazanym w przepisach.
Ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę?
Rządowy portal biznes.gov.pl wskazuje, że procedura wydania zezwolenia na pracę może trwać około miesiąca, czyli 30 dni, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do 60 dni. Nie ma jednego ustawowego dnia, do którego trzeba złożyć wniosek, ale nie warto robić tego na ostatnią chwilę.
W praktyce najlepiej złożyć wniosek z wyprzedzeniem, zanim planowane zatrudnienie ma się rozpocząć. To szczególnie ważne wtedy, gdy cudzoziemiec potrzebuje jeszcze załatwić kwestie pobytowe lub wizowe.
Czy nadal potrzebna jest informacja starosty?
Dla nowych wniosków składanych od 1 czerwca 2025 r. informacja starosty, czyli dawny test rynku pracy, nie jest już wymagana. Ten obowiązek dotyczy jeszcze jedynie starszych postępowań, wszczętych przed 1 czerwca 2025 r. i nierozpatrzonych do tej daty.
To duża zmiana, bo wcześniej brak tego dokumentu często wydłużał całą procedurę. Dziś w wielu sprawach ścieżka jest po prostu krótsza.
Kiedy cudzoziemiec nie potrzebuje zezwolenia na pracę?
Nie każdy cudzoziemiec musi przechodzić przez procedurę uzyskania zezwolenia. Z obowiązku tego zwolnione są między innymi osoby mające status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zezwolenie na pobyt stały, status rezydenta długoterminowego UE, zgodę na pobyt humanitarny lub tolerowany, a także osoby korzystające z ochrony czasowej.
W części przypadków zamiast zezwolenia na pracę wystarczy także oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Rządowe źródła wskazują, że zatrudnienie na podstawie zarejestrowanego oświadczenia nie może przekroczyć 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
Co z zezwoleniem na pobyt czasowy i pracę?
To inna procedura niż klasyczne zezwolenie na pracę. W tym przypadku wniosek składa osobiście cudzoziemiec, a nie pracodawca. Organem właściwym jest wojewoda właściwy dla miejsca pobytu cudzoziemca, a stroną postępowania pozostaje wyłącznie cudzoziemiec.
Decyzja w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę powinna zostać wydana w terminie 60 dni, liczonych od momentu, gdy nastąpi ostatnie z określonych w przepisach zdarzeń uruchamiających bieg terminu. Przy tej procedurze cudzoziemiec dołącza do wniosku również załącznik wypełniany przez pracodawcę, zawierający warunki zatrudnienia.
Jak uniknąć najczęstszych błędów?
Najczęstszy błąd to wybór złej ścieżki. Część pracodawców składa wniosek o zezwolenie na pracę, choć wystarczyłoby oświadczenie, a część cudzoziemców zakłada, że samo zezwolenie na pracę legalizuje również pobyt. Nie legalizuje. Do pracy w Polsce potrzebny jest także właściwy tytuł pobytowy.
Drugi częsty problem to braki formalne: brak opłaty, brak właściwych załączników, błędne podpisanie dokumentów albo przesłanie wniosku poza systemem praca.gov.pl. To prosta droga do wezwania do uzupełnienia braków albo pozostawienia sprawy bez rozpoznania.
